Application
La gestion des demandes de paiement d’avance est accessible depuis le menu “Import standard”
Les logiciels de paie génèrent, chaque mois, une liste d’informations budgétaires et comptables destinées à liquider la paie (c’est à dire créer les pièces comptables et budgétaires pour tracer et qualifier les éléments de la paie) .
Dans le cas d’une liquidation à partir du “brut” , cette liquidation se compose de :
- “n” DP (1 pour chaque organisme social) qui portent la totalité des charges patronales versées à cet organisme. Ces DP ne doivent pas apparaître dans l’interface des paiements.
Elles portent donc 1 retenue , vers un compte transitoire de mise en paiement XXX , pour le montant de la charge patronale, ce qui passe le total à payer de ces DP à 0.
- “n” DP (1 pour chaque tiers générique, en général il n’y a qu’un seul tiers générique) , qui portent les salaires bruts des salariés.
Cette DP porte autant de retenues qu’il y a d’organismes sociaux , pour le montant de la part salariale versée à ces organismes. Le montant total à payer de cette DP est donc égal au montant net à payer aux salariés.
Cette DP doit être payée par l’Agent Comptable.
- 1 OD qui porte 2 écritures pour chaque organisme social :
l’une pour la part salariale (versée par l’établissement pour le compte des salariés )
l’autre pour la mise en paiement sur le compte transitoire de mise en paiement XXX de cette même part salariale
- “n” DV (1 pour chaque organisme social) pour préparer le paiement des charges cumulées salariales et patronales, à partir du compte transitoire de mise en paiement XXX.
Dans le cas où la liquidation se fait à partir du net, le schéma est le suivant :
- “n” DP (1 pour chaque organisme social) qui portent la totalité des charges patronales et salariales versées à cet organisme
- “n” DP (1 pour chaque tiers générique) , qui portent les salaires nets versés aux salariés.
Accueil des imports
La page d’accueil des demandes de paiement distingue les DP des DPA (Demandes de Paiement d’Avance)
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Pré-requis pour l’import des fichiers de GAPAIE
- Avoir un profil ayant accès aux imports de paie
La liquidation
Elle consiste à faire un “rapprochement” entre les lignes de la facture du fournisseur et la liste des éléments facturables issus de l’application.
Les éléments facturables peuvent être issus :
- des lignes non soldées d’EJ visés,
- des lignes créées pour un paiement sans EJ préalable : tout devra être saisi manuellement. C’est une DPA Directe. Quand une DPA directe est validée par le responsable des DP, un impact en comptabilité budgétaire sera matérialisé par une consommation des AE.
Créer une demande de paiement d’avance (DPA) à partir d’une facture d’avance
: Cliquer sur le bouton gris [+] sur la ligne de la facture pour laquelle on souhaite faire une demande de paiement.
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Une nouvelle fenêtre s’affiche. Elle comprend plusieurs parties :
- la partie supérieure gauche contenant les éléments de la DPA en cours de création,
- la partie supérieure droite contenant les éléments de la facture d’avance sélectionnée précédemment
- l’objet de la demande de paiement d’avance
- le WorkFlow de la Demande de paiement d’avance
- la partie inférieure qui servira à choisir les éléments facturables que l’on souhaite liquider.
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Partie supérieure gauche :
- le numéro de la DP non modifiable s’incrémente automatiquement
- la date de Comptabilisation
- la monnaie de la DPA et la date du taux de chancellerie appliqué à cette DPA.
- la date de paiement de la DPA
- le montant total TTC
- le montant total à payer
- le moyen de paiement utilisé
Partie supérieure droite :
- le numéro de la facture d’avance
- le tiers
- la date de réception de la facture
- la date d’échéance
Partie centrale :
- objet de la Demande de paiement d’avance
- WorkFlow de la Demande de paiement
Partie basse :
Onglet “Liquidation”
- Dans cet onglet nous avons, à gauche, les lignes de la facture (le code article, sa désignation et son total TTC dans la facture)
- Pour chacune de ces lignes, la partie droite nous indique les éléments facturables qui sont à liquider. C’est à dire les éléments commandés via l’application, et non soldés. Saisir le montant à liquider dans la dernière colonne : Mt TTC.
- Procéder ensuite aux validations du WorkFlow jusqu’au dernier niveau “Prise en charge”
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Comment liquider la facture ?
Pour chaque article présent dans les lignes de facture (en bas à gauche), liquider les éléments facturables en saisissant le montant TTC souhaité (en bas à droite).
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L’étape suivante consistera à valider la DP avec le bouton 
pour suivre le WorkFlow jusqu’à la prise en charge.
L’action de “prise en charge” de la DP déclenche les écritures en comptabilité
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Si la DPA est faite sur un EJ, la prise en charge de la DPA générera l’écriture au débit du compte d’avance et au crédit du compte de contrepartie.
Si la DPA est une DPA directe (sans EJ préalable), la prise en charge de cette DPA consommera des AE et générera l’écriture au débit du compte d’avance et au crédit du compte de contrepartie.
La modification d’une demande de paiement
Concepts métier :
- Les modifications ou suppressions de demandes de paiement hors EJ sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent et doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information.
: Le bouton bleu “modifier” permet de modifier une demande de paiement.
La suppression d’une demande de paiement “hors” engagement juridique
: Le bouton rouge “X” permet de supprimer une demande de paiement.