Budget Initial

La comptabilité budgétaire retrace l’autorisation budgétaire et rend compte de son exécution, en enregistrant l’ouverture puis la consommation des autorisations d’engager, de payer et des autorisations d’emplois, ainsi que les recettes autorisées.

Conformément au décret GBCP, les dépenses budgétaires sont présentées au moins à travers deux axes d’analyse : la nature et la destination. La présentation par nature budgétaire s’articule obligatoirement autour de trois ou quatre enveloppes limitatives : dépenses de personnel, de fonctionnement, d’investissement et, le cas échéant, d’intervention.

 

L’article 180 du décret GBCP instaure une double autorisation budgétaire et une double exécution des dépenses en Autorisations d’Engagement (AE) et en Crédits de Paiement (CP) : « les autorisations d’engagement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées » et « les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant payées pendant l’exercice ».

Les AE servent à engager les dépenses permettant de réaliser les activités (finalité opérationnelle) et à fixer un plafond d’engagements (finalité budgétaire).
Les CP servent à fixer le plafond d’autorisation de paiements, afin de garantir l’équilibre budgétaire sur un exercice (finalité budgétaire) et à payer les factures liées aux dépenses engagées (finalité opérationnelle). Idéalement, ils devraient servir à optimiser le coût financier de la gestion de trésorerie de l’organisme, en anticipant les décaissements (finalité financière).
La budgétisation des dépenses s’appuie sur les règles de consommation des AE et CP :

• Les AE budgétisées pour une année doivent couvrir au plus près l’estimation des engagements que l’organisme sera autorisé à souscrire dans l’année (qu’ils aient une portée annuelle ou pluriannuelle, et soit de fonctionnement, d’investissement, ou le cas échéant, d’intervention), cela correspond à ce qui est financièrement quantifié de manière certaine dans l’acte d’engagement et que l’organisme devra au moins payer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestation prévue).
• Les CP budgétisés pour une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements pour l’exercice concerné, compte tenu du rythme de réalisation des engagements (que ces engagements aient été pris l’année de l’exercice ou les années antérieures).

La destination indique généralement la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’une activité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique, etc.).

• Il n’est pas recommandé de définir des compartiments budgétaires limitatifs par destination.

La budgétisation des recettes prévues a un caractère évaluatif.

La comptabilité des recettes enregistre la prévision des recettes et leur exécution au moment où elles sont encaissées, plus précisément, au moment du rapprochement de l’encaissement avec le titre de recettes.
La comptabilité budgétaire permet ainsi de déterminer le solde budgétaire par différence entre l’encaissement des recettes et le décaissement des dépenses.

Les recettes peuvent être déclinées par origine lorsque cela s’avère utile à l’organisme, pour lui permettre de mettre en oeuvre une budgétisation, une programmation et un suivi des recettes selon ses enjeux stratégiques.

Contrairement aux recettes globalisées, les recettes fléchées ont une utilisation prédéterminée par le financeur, destinées à des dépenses explicitement identifiées, potentiellement réalisées sur un exercice différent de celui de leur encaissement.

 

Les opérations sont définies pour modéliser des activités ou projets qui doivent être financés et suivis distinctement. La budgétisation sur l’axe « Opération » permet d’effectuer la planification et le suivi pluriannuel et infra-annuel des opérations en mettant en regard les dépenses et les recettes qui leur sont respectivement imputées.

L’axe « Organisation budgétaire » permet de décrire la déclinaison du budget sur les structures de l’organisme. Les niveaux les plus hauts de la hiérarchie correspondent aux Centres de Responsabilité Budgétaire (CRB), les autres niveaux représentent généralement les services opérationnels.

Tableau récapitulatif :

1. Saisie des prévisions en AE, CP et recette sur les imputations budgétaires.
2. Contrôle des données.
3. Validation du budget initial.

Le budget initial se gère dans le menu “Comptabilité budgétaire” > “Saisie”.

L’accueil du budget

L’accueil du budget initial est composé :

1. Des boutons d’action en haut à droite de l’écran.
2. Des indicateurs personnalisables.
3. Du WorkFlow.
4. Du tableau listant les pièces de budget créées.

Cliquer sur l’image pour agrandir.

Les boutons d’actions permettent d’ajouter une pièce de budget (budget initial, budget rectificatif, virement ordonnateur), ou d’imprimer l’une de ces pièces.

Très utiles pour le suivi et le pilotage, les indicateurs, personnalisables, agrègent et synthétisent les données budgétaires puis les restituent sous forme de graphiques.

Le WorkFlow, qui correspond à la ligne de vie des pièces, permet de filtrer les pièces en fonction de leur état. Un simple clic sur une étape du WorkFlow restreint la liste du tableau aux seules pièces de cette étape.

Les prérequis à la création d’un B.I. :

• Un WorkFlow doit être paramétré (le WorkFlow correspond aux différentes étapes de la vie d’une pièce).
• Les différents axes budgétaires doivent être paramétrés (nature, destinations/origines, analytique…).
• Les taux de conversion des monnaies doivent être importés.

Lorsque ce pré-requis est rempli, le bouton d’ajout d’un budget devient accessible :

Saisie des prévisions en AE, CP et recette sur les imputations budgétaires

Pour créer un B.I., cliquer sur le bouton d’actions “+” (ajouter une pièce).

La fiche du B.I. est composée :

• Des boutons d’action en haut à droite de l’écran.
• De l’en-tête.
• Des lignes de B.I.

Dans l’en-tête, le N° de pièce est renseigné automatiquement par l’application, ainsi que la date de comptabilisation.
Renseigner éventuellement la description de la pièce (champ “Objet”) ainsi que la date prise en compte du taux de chancellerie (date de conversion) en cas de monnaie de comptabilisation différente de la monnaie de consolidation.

Dans le tableau des lignes de B.I., un simple clic dans une cellule active le mode de saisie et un assistant s’ouvre. La rédaction d’une valeur réduit au fur et à mesure la liste proposée par l’assistant.

• La procédure de saisie des codes analytiques est identique, à l’exception du passage d’un niveau au suivant. Pour changer de niveau dans le tableau du BI, faire un appui sur la barre d’espace.

Lorsqu’une ligne du BI n’est pas renseignée correctement, l’application en informe immédiatement l’utilisateur par des pictogrammes rouges.

En passant la souris sur ces pictogrammes, une info bulle apparaît et situe l’anomalie.

• Un système de sauvegarde en temps réel, lié au code utilisateur, permet de ne jamais perdre les données renseignées. Ainsi, une connexion par le même utilisateur (uniquement), sur un poste différent, permet de récupérer les valeurs précédemment saisies.

L’enregistrement du budget initial se fait par simple clic sur le bouton d’enregistrement en haut à droite de l’écran (boutons d’action). Les données sont alors visibles par tous les utilisateurs.

• Le petit truc en plus !
  Pour plus de rapidité, n’utiliser que le clavier :

Modification du budget initial

Pour modifier un B.I., cliquer le sur le numéro de la pièce (000001 dans le cadre du B.I.), puis, dans la fiche, sur le bouton d’action bleu “Modifier”.

• Les conditions de modification :

Validation du budget initial

Pour rejeter une étape du B.I., cliquer sur le bouton d’action rouge, pouce vers le bas.
Pour valider un B.I., cliquer sur les boutons d’actions verts proposés, pouce vers le haut.

• L’affichage de ces boutons dépend des droits octroyés à l’utilisateur et du paramétrage du WorkFlow.

Importer un BI (à partir de la version 1.12)

A partir de la version 1.12 de l’application, il est possible d’importer un BI à partir d’un fichier Excel.
Pour importer un BI, il faut être en création ou modification du BI. Un bouton d’import apparaît alors en haut à droite de l’écran.

Télécharger le fichier d’import du BI