Accès rapide
Contexte métier
L’EJ est matérialisé par un bon de commande, un contrat ou une décision attributive de subvention, etc.
L’EJ doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire définie par les imputations renseignées au budget (Organisation, Nature, Destination, Opération, Axe d’analyse…).
Il doit porter a minima les informations suivantes :
- Un montant ferme.
- Un tiers identifié.
- Les critères d’imputation budgétaire.
La validation d’un EJ par le responsable des EJ consomme les Autorisations d’Engagement (AE) et génère une écriture en comptabilité budgétaire.
L’E.J. n’impacte en aucun cas les Crédits de Paiement (CP).
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Autorisations d’Engagement (AE) & Crédits de Paiement (CP)
Les AE constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées sur l’exercice.
Les CP constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées sur l’exercice.
Flux de travail
- Saisie de l’en-tête de l’E.J.
- Saisie des lignes de commande de l’E.J.
- Saisie de la ventilation budgétaire des lignes de commande.
- Validation de l’E.J.
Application
Les engagements juridiques se gèrent dans le menu “Engagements”.
L’accueil des Engagements Juridiques
L’accueil des Engagements juridiques est composé de différentes sections :
- Les boutons d’actions (en haut à droite de l’écran).
- Les indicateurs.
- Le WorkFlow.
- Le tableau listant les engagements juridiques déjà créés.
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Pré-requis pour la création / modification / suppression / validation d’un engagement juridique
- Avoir un profil ayant l’accès aux EJ.
Création d’un Engagement Juridique
Avant de pouvoir créer un E.J., un WorkFlow doit lui être associé.
Le WorkFlow correspond aux différentes étapes de la vie de la pièce.
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Lorsque ce prérequis est rempli, le bouton d’ajout d’un E.J. devient accessible. C’est le gestionnaire des EJ qui crée les EJ. Il les soumet ensuite au Responsable des EJ pour validation.
A la création de l’EJ, le numéro de pièce XXXXXX lui est attribué automatiquement par l’application. Cette valeur est remplacée par un numéro unique lors de l’enregistrement de l’Engagement Juridique.
Compléter les champs de l’en-tête.
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Un simple clic dans un champ le rend actif, un assistant s’ouvre pour sélectionner le tiers ou le marché.
La rédaction d’une valeur réduit au fur et à mesure la liste proposée par l’assistant.
Lorsqu’une ligne de l’E.J. n’est pas renseignée correctement, l’application en informe immédiatement l’utilisateur par des pictogrammes rouges.
En passant la souris sur ces pictogrammes, une info bulle apparaît et situe l’anomalie.
Il reste maintenant à ouvrir la partie inférieure de la ligne renseignée pour en préciser les répartitions budgétaires.
A partir de la version 1.9 de l’application :
Duplication d’un Engagement Juridique
Un engagement validé ou à l’étape brouillon peut être dupliqué.
Cliquer sur le bouton vert pour dupliquer l’EJ.
Un Ej dupliqué est toujours à l’étape brouillon, il sera possible de le modifier , de le valider ou de le supprimer.
Modification d’un Engagement Juridique
Un EJ n’est modifiable qu’à l’état Brouillon.
Cliquer sur le bouton bleu modifier :
Cliquer sur la croix rouge présente en bout de ligne pour la supprimer.
Pour mémoriser les modifications, il suffit ensuite de cliquer sur la disquette verte en haut à droite de l’écran.
La suppression d’un Engagement Juridique.
La suppression d’un EJ n’est possible qu’à l’état Brouillon.
Sélectionner l’EJ à supprimer en cliquant sur son numéro pour ouvrir la fiche détail, puis cliquer sur la croix rouge en haut à droite de l’écran.
La validation d’un Engagement Juridique.
- Un EJ doit être validé pour qu’un Service Fait (SF) puisse être constaté.
La validation de l’EJ consiste à faire passer l’EJ de l’état “Brouillon” à l’état “Validé”. Pour ceci, il faut faire progresser cet état en respectant les étapes chronologiques du Workflow des EJ.
La progression est accessible à deux endroits :
- Dans la colonne “Etat” du tableau d’accueil des EJ.
- Dans les boutons d’action en haut à droite de la fiche de l’EJ.
C’est le Responsable des EJ qui valide les EJ créés par le gestionnaire des EJ.
Rechercher les pièces liées
Pour consulter les pièces rattachées à la pièce en cours, ouvrir le volet “compléments” présent dans la fiche de la pièce.
Cliquer sur le bouton “Afficher les pièces liées” en bas du volet :
La liste des pièces utilisées ou utilisant la pièce en cours s’affiche
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En déployant chaque ligne, le détail s’affiche. Il est alors possible de cliquer sur le numéro d’une pièce pour l’ouvrir automatiquement dans un nouvel onglet du navigateur.