Budget provisoire

Dés que le budget provisoire est rendu exécutoire, il est possible de mettre en recouvrement les recettes, d’engager, de liquider et de mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente.

Les contrôles budgétaires se feront à partir de ce BP, jusqu’à ce que le BI soit rendu exécutoire.

Le BI devra budgéter davantage que les consommations déjà réalisées dans le BP de l’exercice sous peine de blocage  lors de son envoi à la validation de l’ordonnateur.

Pré-requis pour saisir un budget provisoire

Le budget provisoire doit être activé à partir des paramètres établissement (Menu “Administration”)

Les autres prérequis sont les mêmes que pour le budget initial :

• Un WorkFlow doit être paramétré (le WorkFlow correspond aux différentes étapes de la vie d’une pièce).
• Les différents axes budgétaires doivent être paramétrés (nature, destinations/origines, analytique…).
• Les taux de conversion des monnaies doivent être importés.
• L’exercice doit être ouvert au budget.

Le Budget provisoire est à saisir à partir du menu  “Comptabilité budgétaire” > “Accueil Budget”

Création du budget provisoire

Pour créer un B.P., cliquer sur le bouton d’actions  et sélectionner la ligne Budget provisoire.

Si ce menu n’est pas visible c’est que vous n’avez pas les droits nécessaires ou qu’un budget initial est déjà exécutoire pour l’exercice.

Saisie des prévisions en AE, CP et recette sur les imputations budgétaires

La fiche du B.P. est composée :

1. Des boutons d’action en haut à droite de l’écran.(Enregistrer , annuler , importer , compléments )
2. De l’en-tête.
3. Des lignes de B.P.

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Dans l’en-tête, le N° de pièce est renseigné automatiquement par l’application, ainsi que la date de comptabilisation.

Renseigner éventuellement la description de la pièce (champ « Objet ») ainsi que la date de prise en compte du taux de chancellerie (date de conversion) en cas de monnaie de comptabilisation différente de la monnaie de consolidation.

Dans le tableau des lignes de B.P., un simple clic dans une cellule active le mode de saisie et un assistant s’ouvre. La rédaction d’une valeur filtre au fur et à mesure la liste proposée par l’assistant. Cette liste ne propose que les codes des axes déclarés “actif et saisissable au budget”.

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Lorsqu’une ligne du B.P. n’est pas renseignée correctement, l’application en informe immédiatement l’utilisateur par des pictogrammes rouges. En positionnant la souris au-dessus de ces pictos, une info-bulle indique la nature de l’anomalie.

Exemples :

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Modification du budget provisoire

A l’accueil du budget, cliquer sur le numéro de la pièce du B.P., puis sur le bouton d’action bleu « Modifier ».

Ce bouton d’action n’est visible que si vous avez les droits en modification sur cette pièce.

Le budget Provisoire ne peut être modifié que :

• S’il est à l’état ‘Brouillon’.
• Lorsqu’il n’est pas déjà en cours de modification par un autre utilisateur.
• Si le budget initial n’est pas encore exécutoire.

Les modifications réalisées peuvent être annulées en cliquant sur l’action  ou en quittant la pièce B.P.

Il est impératif d’enregistrer les modifications en cliquant sur l’action .

Importer un BI ou BR dans le B.P. :

Il est possible d’exporter les montants d’un budget initial ou d’un budget rectifié d’un exercice antérieur pour l’importer dans le budget provisoire de l’exercice.

Exporter à partir d’un BI/ BR :

En Visualisation de la pièce du budget un clic sur l’action ‘Exporter’ génère un fichier Excel avec les données du tableau. Les données du fichier peuvent être modifiées pour ajuster les valeurs avant une importation sur un autre exercice. (Il faudra supprimer les lignes budgétaires concernées par des comptes de classe 2)

Importer dans un B.P. :

Cette action se fait via le bouton d’action présent en haut à droite de l’écran  (visible uniquement pour les utilisateurs ayant les droits), lors de la création ou modification du B.P.

Cliquer au centre de l’encart affiché pour ouvrir l’explorateur et sélectionner le fichier à importer ou faites-le glisser de l’explorateur vers l’encart

Des contrôles sont réalisés lors de l’import des fichiers sur :

• La structure du fichier (Libellé des colonnes)
• Les données contenues dans chaque colonne du fichier
• Les données déjà existantes dans les lignes de B.P.
• Les formats des montants

Un message de confirmation du traitement de l’import s’affiche.

Exemple lorsqu’il n’y a aucune anomalie :

• les lignes des pièces importées sont ajoutées si elles n’existent pas déjà dans le B.P., dans le cas contraire, les lignes du B.P. déjà présentes sont remplacées par les lignes du fichier d’import.

Suppression du budget provisoire

La suppression d’un BP n’est possible qu’à l’état Brouillon.
Sélectionner le BP à supprimer en cliquant sur son numéro pour ouvrir la fiche détail, puis cliquer sur l’icône   en haut à droite de l’écran.

Validation du budget provisoire

Le B.P. doit être validé avant de pourvoir saisir les pièces budgétaires.

Cliquer sur le pouce vert  pour valider le B.P. à l’étape du Workflow suivant.

Pour rejeter une étape, cliquer sur le pouce rouge .

L’affichage de ces boutons dépend des droits octroyés à l’utilisateur et du paramétrage du WorkFlow.

Rendre le Budget initial exécutoire, désactive le budget provisoire.

Exporter un B.P. pour l’intégrer au BI.

Une option d’export d’un B.P. est disponible permettant de récupérer les lignes du B.P., dans un fichier Excel, pour ensuite les importer dans le BI.

En visualisation du Budget provisoire, cliquer sur l’action concernée :

Pour l’importer dans le BI, sélectionner à l’accueil du budget la pièce Budget initial

Puis cliquer sur l’action d’importation des lignes de BI :

Glisser le fichier exporté du B.P. dans l’encart d’import et cliquer sur ‘Importer les fichiers’.

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Cliquer sur Fermer pour mettre à jour l’affichage des lignes dans le tableau du BI :

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• il ne sera pas possible de valider un BI après un budget provisoire si la valeur de l’ensemble des pièces budgétaires émises est supérieure aux montants du BI.