Prises en charge

Mise en paiement.

Les demandes de paiement comptabilisées sont mises en paiement par le responsable de la trésorerie. En fonction des modalités de paiement, celui-ci réalise le paiement effectif, sur la base des informations portées par ces DP : date de réception de la facture et délais de paiement déterminant l’échéance de paiement de la facture. Le système d’information doit permettre tous les modes de paiement prévus par arrêté20. Le paiement sous le contrôle du comptable peut être automatisé ou manuel.

Impact en comptabilité générale
Le paiement donne lieu à des écritures en comptabilité générale : débit du compte fournisseur (401), crédit du compte de trésorerie (5). La date de comptabilisation est la date d’émission du paiement (génération du fichier de virement par exemple).

Impact en comptabilité budgétaire
C’est le paiement de la DP qui donne lieu à une écriture de comptabilité budgétaire de consommation de CP à hauteur du montant payé21. La date de comptabilisation est la date du rapprochement du règlement avec la demande de paiement (c’est, en général, la même date que celle de comptabilisation du paiement).

Les étapes à suivre pour gérer les prises en charge (PEC) :

1. Saisir la DP. (Gestionnaire des DP)
2. Contrôler la DP. (Responsable des DP)
3. Valider la DP. (Responsable des DP)
4. Prendre en charge la DP.
5. Mettre la DP au paiement. (Agent comptable)

La gestion des “Prises en charge” est accessible depuis le menu “Comptabilité Générale / Prises en charge”

Accueil des “Prises en charge”

La page d’acceuil des PEC est composée :

1. Des boutons d’actions
2. Des indicateurs
3. De toutes les DP validées et “en attente de PEC” (sans distinction de dates)

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Le tableau d’accueil des PEC affiche les DP “en attente de PEC” pour paiement. 

Pré-requis pour la PEC d’une DP

• Avoir un profil ayant accès aux prises en charges de paiement (Agent comptable).
• Une DP validée (obligatoire)

La prise en charge d’une DP peut se faire de 2 façons :

• la première peut se faire à partir du menu “Demande de Paiement” (1) : Cliquer sur le “Pouce Vert” (2) de la DP pour la faire progresser à l’état “Prise en charge” dans le Workflow

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• la seconde peut se faire à partir du menu “Comptabilité / Prise en charge” (1) : Cliquer sur le “Pouce Vert” (2) de la DP pour la faire progresser à l’état “Prise en charge” dans le Workflow ou cocher la ou les lignes de DP (3) et cliquer sur “Prendre en charge” (4)

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Pour l’étape suivante, se rendre dans le menu “Trésorerie / Paiement” et procéder au paiement de la DP.